Okta Workflows で Box のファイルリンクを自動生成し、Slack にポストする

6/28/2024

Okta Workflows で、Box ファイルリンクを自動生成し、Slack にポストするサンプル

前回は Okta Workflows の予告だけだったので、今回は Workflows を中心に書いていこうと思います！！

Okta の Workflows だと UD のユーザ情報を使って云々というようなケースもあるのですが、割と便利だなと思うのは、オーケストレーションに関する認証ロジックをスキップできることにあります。

というわけで Okta Workflows をやってみましょう

今回は、以下のような Workflows を作ってみようと思います。

Boxの特定フォルダーにファイルがアップロードされたのをトリガーとして実行
Box にアップロードされたファイルの共有リンクを作成する（Box API）
Slack にファイル情報、共有リンクを通知する

①Okta Workflows は管理者画面から、Workflow＞Workflows console と進み Flows タブを選択し New Flow ボタンを押すことで、新しいワークフローを作成することができます。

Workflow の基本画面が表示されたら、Add Event をクリックします。

イベントトリガーとなるapplicationとしてBox を選択し、File Uploaded を選択し、New Connection を選択します。

②New Connection 画面でDescription を入力し、Create ボタンを押すと、Box への接続許可を求める画面が表示されるので「Boxへのアクセスを許可」ボタンを押します。

③アップロードを監視したいフォルダーをブラウザで表示し、URL の filder/ 以降の番号をコピーし、貼り付け Save ボタンを押します。

④Box API で、アップロードされたファイルの共有リンクを作成していきましょう。

次に Add Function をクリックして、Okta Workflows で最もよく使われる Compose カードを選択し、
/files/ とタイプした後に、左側 Box Upload の Output 部分から File ID を /files/ の後に図のようにドラッグします。

⑤ここまで出来たら一気に共有リンクを作成するとこまで進みましょう。
次のカードで Add Application をクリックし、Box を選択、Action 選択画面で Custome API Action を選択し、Request Type に PUT を選択し Save ボタンを押します。
チェックボックスは以下のようにチェックし Save ボタンを押します。
Inputs

Request Query
Request Headers
Request Body

Outputs

Response Status Code
Response Headers
Response Body

1つ左の Compose の Output を Relative URL にドラッグし、Query 以下を以下のように入力します。

入力が完了したら、再び Add Function で新しいカードを作成し、Function 選択の左側ペインの下の方にある Advanced の JSON ＞ Parse を選択し、Box Custom API カードの Response Body で入力した shared_link を JSON String 部分にドラッグし、JSON カードの output 部分に url とタイプします。

⑥ここまでで、Box の指定のフォルダーにファイルがアップロードされたら、そのファイルに共有リンクを作成し、作成された url を取得できるところまでできあがりました。

次にこれらの情報を Slack に通知しましょう。

Add Application で新しいカードを作成し Slack を検索し、一番下の方にある Send Message to Channel を選択します。

Slack Connection を実行し、権限付与が完了したら、下記を設定して Save ボタンを押します。

通知したいチャンネルを選択
Send as Bot = YES
Unfurl URL = YES
Message Type = Plain text

オプション選択では、チェックボックスは以下のようにチェックし Save ボタンを押します。
Inputs

Slackbot name
Slackbot Icon (Emoji)

Outputs

Message Timestamp

Send Message to Channel 画面では、Text 部分に Compose の Output をドラッグします。
通知bot の名前を Name に入れ、Icon Emoji に絵文字の名前をセットします。

⑦ここまで出来たら、右上の Save ボタンを押し、ワークフロー一覧に戻り、ON/OFF スイッチを ON にします。

⑧指定したフォルダーにファイルをアップロードすると、Slack に通知されることが確認できます。（アイコンは box のアイコンをアップロードしたものを利用しています）

その他の留意点-1: Box の挙動による重複通知

今回のアップロード検知は以下のような場合に行われます。

Boxのファイルアップローダ経由でのアップロード（この場合ユーザは anonymous になります）
Boxの自社テナントでアクセス可能な自社ユーザ、外部コラボレーションユーザからのファイルアップロード
Boxの他社テナントで、外部コラボレーションされているフォルダーへのファイルアップロード（Workflow 作成者がコラボレーション招待されている必要あります）

しかし、Box は同一のファイルをリネームしたり、下位のサブフォルダーに移動したりするだけでも、アップロード通知が行われます。当社では Okta Workflows のテーブルを用いて、同一ファイルの通知がきた場合は無視するようにしていますが、今回のBoxアップロード通知はあくまでもサンプルとしての位置づけですので、スキップするロジックは含まれておりません。

その他の留意点-2: エラーハンドリング

今回は Okta Workflows のオーケストレーションに関するサンプルとして作成しましたが、実際にはエラー処理を組み込むことを推奨します。エラー処理については、下記に詳しく記載ありますので、一度ご確認ください。

Box API ドキュメント
https://ja.developer.box.com/reference/

Okta Workflows: フローにおけるカードのエラー処理の設定
https://help.okta.com/wf/ja-jp/content/topics/workflows/build/set-error-handling.htm

Okta Workflows: HTTPステータスコード
https://help.okta.com/wf/ja-jp/content/topics/workflows/execute/http-status-codes.htm

その他の留意点-3: デバッグ方法

デバッグ方法については、Workflow のカード編集画面の右上上部にある RUN というボタンを押すことで行うことができます。これは基本的なパラメータを手入力することにより行われます。うまく動かないなという場合は、このデバッグ方法を使って、どのうな結果が返ってきたのかなど詳しく確認することが可能です。

その他の留意点-4: Slack メッセージ

Slack API でアプリケーションを作成したことがある方はご存じだと思いますが、Slack のmessageにはプレーンテキストと、ブロックスという2種類があります。

Blocks を使うと、デザインレイアウトされたメッセージを投稿したり、インタラクティブにボタンをつけたり(OK , Cancel など）、ポップアップのダイアログで独立したアプリケーションのようなものを作成することもできます。当社では上長の承認業務を Slack を通じて承認が行えるワークフローを実現したりもしています。（Okta Workflows ではありませんが）そのため、iPhone の Slack アプリだけで承認ワークフローを素早く処理することができています。

Slack API も遊んでみるとかなり楽しいので、一度 Incomming Hook 辺りから BlockKit と組み合わせてやってみると面白いかもしれません！

Slack API - BlockKit
https://api.slack.com/block-kit

所感

この Okta Workflows を使うと、Jamf Pro に登録されているデバイスをユーザが Deactivate されたタイミングで Unmanaged にしてしまうとかも簡単に出来ます。ただ大量のリストを一度に取得したり、そもそもミッションクリティカルなワークフローには向いてません。

Okta Workflows は Okta での管理業務（プロビジョニング、特定の条件検知によるレポート出力）をオートメーション化することが可能ですが、今回は複数の SaaS アプリケーションの認証を Okta で一元化しているメリットが享受できるユースケースとしてご紹介いたしました。

また、オーケストレーションは対象アプリが Okta で認証統合されていることでかなりのメリットがある反面、少し複雑なロジックを書こうとしたりすると、横スクロール・シューティングゲームですか並に長くなり、とても視認性が悪く、デバッグも大変になるという特徴があります。自分でプログラムやスクリプト書いちゃった方が早いやというパターンと、Okta Workflows でノーコード自動化するメリットはデザインするときによく考えてから着手くださいね。

あと、Okta として推奨されないユースケース（リアルタイム同期等）、イベント数制限などありますので、下記リンクをご参照いただき、そこら辺もご注意くださいね！

お疲れさまでした！

Workflowsのシステム制限
https://help.okta.com/wf/ja-jp/content/topics/workflows/workflows-system-limits.htm

Okta Workflows
https://help.okta.com/wf/ja-jp/content/topics/workflows/workflows-main.htm

当社のコンサルティングに関して詳しい内容はこちらをご覧ください。

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Box Relay と Box Sign を使ってグループ会社間でワークフローを回す

6/27/2024

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Box Relay と Box Sign を使って、グループ会社間でワークフローを回す

いや、もう梅雨はどこ行ったのよ、と言いたくなるほどの猛暑ですが、この猛暑、世界的にかなりヤバい状態になってるようで、51度とか信じられない暑さの国もあるそうなので、日本はまだまだ涼しいと言えるのかもしれません。
梅雨は中国では「黴雨」と書くのだそうですが、直接的な表現が米国っぽい感じしますよね。日本の「梅が咲く頃の雨」という詩的な感じに、直接感情を表現するのが苦手な国民性がよく表れている感じがいたします。

当社は Okta と Box の代理店でもあり･･･

ご存知ない方も多く（すいません）、あとから「えSBIさんOkta と Boxの代理店やられてるんだったら、SBIさんから入れれば良かった」と嬉しいお言葉をいただくことも多いのですが、そうなんです、当社は Okta と Box の代理店でもございます。

そんなわけで、今日は少し趣向を変えて Okta Workslows で遊んでみようかというコーナーを書いていきたいと思います。

"Box は電子のゴミ箱であり、Slack はメールに続く次世代の悪夢"

この「Box が電子のゴミ箱になって、Slack はメールに続く次世代の悪夢」という言葉は、常々こうなってはいけないという自戒のために思っている気持ちです。

元々ファイルサーバだった頃は、Windows のデスクトップにフォルダーのショートカットがベタベタ貼ってあり、という使い方をされてる方が多かったようで、どのフォルダーがどの階層にあるかなんてのはどうでも良い話しだったのですが、Box になりますと、この階層というのが割と厄介なものになります。そもそも Box はアクセス権が上から下に継承されていくものなので、特定のユーザだけに見せたいフォルダーは最下層にするか、ルート直下など個別にフォルダーを作らざるをえません。これは外部コラボレーションユーザにも言えるので、気をつけないととんでもないデータを外部に晒すことにも繋がってしまうわけです。

Box を使う上で最も気をつけている点は、「いかにファイルをそこから動かさずに運用するか？」に尽きます。折角Boxを使っているのに、ファイルを一回ローカルにダウンロードして、メールに添付、とか、電子署名システムにアップロード、とか、何か一番やっちゃダメなことが多く行われてる現場をよく見ます。DX はよりよい単機能製品を組み合わせるベストオブブリード構成か、Microsoftさんのように全てを1社でまるっとやりまっせという2択になりつつありますが、ベストオブブリードをDXで選択する企業は、いかにオーケストレーションを実現するかというクリエーターの存在が不可欠になります。

上に書いた図のように、Okta を使われてるユーザ様は、Box の認証も、Slack の認証も、Office365 の認証すら Okta に統合していることでしょう。そしていろんな連携をそれぞれのツールで考えられていることとは思いますが、少し目的別に Box や Slack 連携の考え方を見ていきたいと思います。

その前に Slack はチャットじゃなくて通知とステータス管理に使うべき

小生がチャット-ツールが好きじゃない理由は、チャットというのは時間を持て余してる人が、緩いコミュニケーションをするためのツールで、クリティカルな話しがチャットで完結することなんてあり得ないことを考えれば、チャットツールでの会話は業務には必要ないと考えているからに他なりません。

そして Slack などもチャットしようって考えて使い出すと、誰もが、探しきれないほどのチャンネルに埋もれて、バンバン飛んでくるメンションが、そもそも自分が回答すべきものなのかどうかも分からない状況に陥り、どのスレッドに何の会話があったのかを見つけることも困難になることにお気づきだと思います。

しかし、Slack はチャットルーツじゃなくて、コミュニケーションを通じて業務プロセスを動かすトリガーとなるべきものだと認識すると、業務がいかにスムースに回るようになるかおわかりになるかもしれません。

これからそんな事例をいくつかご紹介したいと思います。

オーケストレーションのための指揮者は Okta だが、その前に Box と Slack のワークフローについて語る

実は Box にもワークフローを実現するための Box Relay があり、Slack には Slack ワークフローがあります。

例えば当社では、当社の実印押印が必要な場合は、以下のような Box Relay がワークフローとして回ります。ワークフローはアップロードされたファイルを起点として開始されます。Box Relay は外部コラボレーションユーザにも Relay できるのが特徴ですので、当社と親会社の Box インスタンスは別でも上図のような当社フォルダーにアップロードされた契約書を動かすこと無く、親会社の複数の承認を経て実印押印をし、最終的に完了したら Slack に通知されるような仕組みを構築することができます。この際に、通知する先の Slack は通知先のチャンネルでメールアドレスを払い出し、そのメールアドレスを Box の外部コラボレーションユーザにしておく必要があります。割と裏技っぽいのと、通知があんまり美しくないという点で、Slack の通知は Okta Workflows の方が見やすく情報を通知することができます。

当社はこのように、Box Relay を用いて、見積や発注書への押印も Box Relay と Box Sign を用いて押印を行い、フォルダーからファイルを動かすことなく、押印処理が業務プロセスとして回るように構築しています。

Okta Workflows を使って、契約書がBoxにアップロード/されたら Slack に通知するようにもできる

上記のようなフローを回すことは Box を使っていると少なからずありますが、アップロードやファイル編集があった場合に、以下のようなケースでそれを知りたいというケースが結構あります。

Boxで特定フォルダーのファイルアップローダを通じで外部ユーザからドキュメントをアップロードされた場合
Boxで特定フォルダーに、他部署ユーザからアップロードされた場合
Boxで特定フォルダーに、外部コラボレーションしているユーザからアップロードされた場合
他社Boxインスタンスのフォルダーに外部コラボレーションされている状態で、ファイルがアップロードされた場合

このようなケースで、Okta Workdlows を使って、Box アップロードを検知したら、そのファイルの共有リンクを払い出して、ファイル情報、共有リンクなどの情報を Slack に通知するということを次回の記事で書いていきたいと思います。

当社のコンサルティングに関して詳しい内容はこちらをご覧ください。

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Okta Workflows で Box のファイルリンクを自動生成し、Slack にポストする

Okta Workflows で、Box ファイルリンクを自動生成し、Slack にポストするサンプル

というわけで Okta Workflows をやってみましょう

その他の留意点-1: Box の挙動による重複通知

その他の留意点-2: エラーハンドリング

その他の留意点-3: デバッグ方法

その他の留意点-4: Slack メッセージ

所感

Box Relay と Box Sign を使ってグループ会社間でワークフローを回す

Box Relay と Box Sign を使って、グループ会社間でワークフローを回す

当社は Okta と Box の代理店でもあり･･･

"Box は電子のゴミ箱であり、Slack はメールに続く次世代の悪夢"

その前に Slack はチャットじゃなくて通知とステータス管理に使うべき

オーケストレーションのための指揮者は Okta だが、その前に Box と Slack のワークフローについて語る

Okta Workflows を使って、契約書がBoxにアップロード/されたら Slack に通知するようにもできる

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